Originalrechnungen sind Urkunden, welche grundsätzlich nur durch den Rechnungsaussteller (Leistender) abgeändert werden dürfen. Abgesehen von strafrechtlichen Folgen, welche eine Abänderung nach sich ziehen könnte, steht der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers (z.B. Bauherr) auf dem Spiel. Gerade der Architekt, als Fachmann wird seitens des Bauherrn mit der Rechnungsprüfung beauftragt, um eventuelle Unzulänglichkeiten festzustellen. In diesem Zusammenhang geben wir die folgende wichtige Handlungsempfehlung bei Rechnungskorrekturen:
- Kopieren der Originalrechnung
- Durchführung der Änderungen auf der Kopie (z.B. Streichung einzelner Leistungspositionen)
- Hinweis an den Bauherrn, dass sich auf Grund der Änderungen ein anderer Zahlbetrag ergibt. Idealerweise sollte der Leistende die Änderung schriftlich billigen (Unterschrift auf der Kopie). Nur so autorisiert er die Ergänzungen und Korrekturen als seine eigenen. In der Praxis dürfte dies jedoch schwer realisierbar sein, da praktisch eine “ Zustimmung“ zu einem geringeren Zahlbetrag gefordert wird.
- Ergänzung der Originalrechnung um die unter 2. genannte Kopie und Rücküberlassung an den Bauherrn.
Sofern die Originalunterschrift auf der Rechnungskopie nur schwer zu erhalten ist, sollte hilfsweise die Berechtigung zur Abänderung per Fax oder E-Mail vom Rechnungsaussteller eingeholt werden.
Fazit:
Das obige Ablaufschema ist als Handlungsempfehlung für die Praxis zu verstehen und soll im Kern darauf hinweisen, dass keine Änderungen in Originalrechnungen vorgenommen werden. Bei weitergehenden Fragen, insbesondere im Zusammenhang mit steuerlichen Themen (Umsatzsteuer), wenden Sie sich am besten an einen Vertreter der steuer- und rechtsberatenden Berufe.
Dipl. Betriebswirt Rainer Dippon
Amman, Hartmann, Dippon
Wirtschaftsprüfer - Steuerberater
Wir danken der Architektenkammer Baden-Württemberg für die Erlaubnis, diesen Beitrag zweitveröffentlichen zu dürfen.
