Seit dem 1. Januar 2004 muss auf Rechnungen zwingend entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, also des Architekten, angegeben werden. Um Missbrauch vorzubeugen, empfiehlt die Architektenkammer Rheinland-Pfalz ihren Mitgliedern die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, weil diese nicht dazu verwendet werden kann, sich unberechtigt Auskünfte beim Finanzamt zu erschleichen. Die Richtigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann beim Bundesamt für Finanzen abgeprüft werden, wo eine solche Nummer auch beantragt werden kann.
Weiterhin sind die Rechnungen, so der derzeitige Stand der Information, alle laufend durch zu nummerieren. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, gelten die Rechnungsangaben als vollständig und nur bei vollständigen Rechnungen ist der Vorsteuerabzug zulässig.
Pflichtbestandteile einer Rechnung sind:
- der vollständige Name und die vollständige Adresse des Rechnungsstellers (leistenden Unternehmers) und des Adressaten (Leistungsempfängers),
- die dem Rechnungssteller (leistenden Unternehmer) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum der Rechnung,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- der Umfang und die Art der Leistung (oder der gelieferten Gegenstände),
- der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder der Vereinnahmung des Entgeltes, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
- bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung (sofern der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist),
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- der anzuwendende Umsatzsteuersatz,
- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag,
- im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
- bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Leistungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers.
Achtung: Aus Abschlagsrechnungen muss hervorgehen, dass damit Anzahlungen abgerechnet werden. Dies kann z.B. mittels eines Hinweises auf den voraussichtlichen Zeitpunkt der Vollendung der Leistung geschehen.
Aufbewahrungsfristen
Seit dem 1. Januar 2004 ist darüber hinaus ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung zehn Jahre lang aufzubewahren und lesbar zu halten (Achtung bei alten Faxgeräten!)
Folgen einer fehlerhaften Rechnung
Wenn ab dem 1. Januar 2004 die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen nicht angegeben sind, steht dem Empfänger der Vorsteuerabzug nicht mehr zu.
Im Zweifel empfiehlt es sich, einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt zu fragen.
